Om goedkeuring te krijgen, dient een e-mail te worden gestuurd naar , met daarin de volgende informatie:

• Datum van de grotinitiatie
• Naam van de initiatiegrot
• Aantal deelnemers
• Leeftijdscategorie deelnemers
• Naam van alle gidsen, met aanduiding van de hoofdgids

Het bestuur keurt de grotinitiatie goed (of af) door een antwoord te sturen op deze e-mail.